7 советов, как уходить с работы вовремя и все успевать

Кэтрин Дил, Forbes
7 советов, как уходить с работы вовремя и все успевать
Это знакомо большинству работников. Вы проводите на работе все больше времени, но кажется, успеваете все меньше. Не многие могут похвастать, что покидают рабочее место в пресловутые 18:00.

«Есть несколько причин, почему наш день так «раздулся», — говорит специалист по тайм-менеджменту Джули Моргенстерн. — В компаниях постоянно сокращают количество сотрудников. Мы живем во времена быстрых перемен, поэтому дела больше не «идут своим чередом». Когда вы осознаете, что задач у вас больше, чем времени на их исполнение, то научитесь концентрироваться только на самом необходимом».

Означает ли это, что, прочтя эту статью, вы станете максимально эффективным тайм-менеджером и никогда больше не задержитесь в офисе после 6 вечера? Вряд ли. Но кем бы вы ни были и чем бы ни занимались — несколько полезных советов о том, как распоряжаться временем, могут не только сократить количество часов, проводимых на работе, но и повысить их качество.

Выясните, на что уходит все ваше время. Результат вас наверняка удивит

Возможно, вы начали писать коммерческое предложение, но каждую минуту отвлекаетесь на бесконечный поток входящих сообщений в почте. Или начальник засыпает вас новыми заданиями, а вы еще не закончили уже начатые. Или вы честно стараетесь работать, но не можете устоять перед непобедимым желанием знать «все, что происходит в интернете».

Терять время можно по-разному, причины у каждого свои, но если вы делаете несколько дел одновременно, это может снизить качество работы и увеличить рабочий день на несколько часов. Если хотите оптимизировать время, проводимое на рабочем месте, прежде всего выясните, куда точно оно уходит.

Моргенстерн советует для начала завести дневник. Это поможет определить, куда уходит время. Вы сможете задать себе вопрос: «Почему я потратил столько времени на редактуру? Потому что понадобился перерыв или потому что я застопорился?»

«Определите, на каком этапе вы теряете драгоценные минуты, и поменяйте свой график, — советует эксперт. — А если вы не способны заниматься одним делом и разбрасываетесь, ваша задача для начала — хотя бы научиться задавать себе подобные вопросы».

Еще одна задача — понять, на что уходит ваше рабочее время. Моргенштерн предупреждает, что время, потраченное на различные способы коммуникации, — ответы на письма, «марафонские» собрания — не считается. Тут оценивается эффективность действий только в рамках ваших должностных инструкций.

Составьте короткий список самых важных заданий, а остальные — отложите

Самая большая ошибка, которую можно совершить на работе, — поместить все — большие и мелкие, важные и побочные — задания в один список. Не правильно, если у вас в списке дел идут подряд такие пункты: дозвониться до потенциального клиента, заказать бумагу для принтера, прошить папки с документами.

Практически невозможно выполнить все это сразу, но многие из нас не уйдут спокойно домой, не закончив дела: невыполненные задания словно взирают на нас с укором. Лучше послушаться совета Лауры Вандеркам, автора книги «168 часов: у вас гораздо больше времени, чем вы думаете». Она рекомендует выделить из всего списка не более трех или в крайнем случае пяти действительно важных и неотложных дел. И игнорировать остальные.

«Хорошенько подумайте, что является приоритетом на сегодняшний рабочий день, — говорит Вандеркам. — Нет смысла составлять длинный список, если не хватает времени на каждый его пункт».

И забудьте про новые приложения для смартфонов, которые якобы помогут составить список дел и выполнить каждый его пункт. И Моргенстерн и Вандеркам в один голос утверждают: когда вам действительно нужно засучить рукава и сосредоточиться, лучше пользоваться аналоговыми средствами.

«Список дел на обычной бумаге — пусть даже он распечатан на принтере — очень помогает большинству людей, даже молодым представителям цифрового поколения, — говорит Моргенстерн. — В этот список можно заглянуть в любой момент, и у вас не будет искушения проверить почту, зайти в социальную сеть и утонуть в болоте, которое больше всего мешает работе, — интернете».

Будильник нужен не только для того, чтобы будить по утрам

Не стоит недооценивать возможности одного из простейших инструментов смартфона — будильника. Моргестерн утверждает, что осознание дедлайна и неумолимости времени может помочь сосредоточиться, если вас легко отвлечь от дела или вы не знаете, когда считать работу завершенной: «Если вы перфекционист, то можете поставить себе цель: «Я потрачу на это 90 минут и не более», — и завести будильник. Или, например: «Я буду работать два часа и только потом проверю почту».

Что приводит нас к мысли о том, что…

Не пора ли завязать с почтой?

Когда вы в последний раз хотели, чтобы вам приходило больше писем? Наверное, в детстве, когда мечтали о переписке с любимым певцом.

Вам, наверное, кажется, что времена сложных отношений остались в студенческом прошлом. Но это не так. Наиболее разрушительные отношения у вас сложились с собственной почтой. Она требует постоянного внимания. Она заняла все ваше пространство — ваш рабочий компьютер, ноутбук, смартфон и планшет. Это как ревнивый партнер, который постоянно спрашивает: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?»

«Электронная почта доставляет много беспокойства, постоянно отвлекает», — говорит Моргенстерн, которая рекомендует исключить проверку почты в первый час после пробуждения и первый час каждого рабочего дня. — Это самый удобный способ прокрастинации, то есть откладывания дел на потом. Но этот процесс можно контролировать и выйти из почты. Если начинать день с ответов на письма, вы не сможете войти в проактивный режим».

Дело не в вас. Все дело в вашей почте. Надо просто выйти из почты. 

Планируйте рабочее время на три дня вперед, включая время выхода из офиса

Бесполезно пытаться планировать рабочее время в начале дня — к тому моменту вы уже, скорее всего, погрязли в рутине заданий.

Вместо этого выделите немного времени ближе к вечеру, чтобы спланировать завтрашний день и еще пару ближайших дней. Это не только поможет вам справиться с текущим днем, но и даст понять, какая у вас нагрузка сейчас — стоит ли браться за что-то еще, либо нужно сфокусироваться на том, что уже есть.

«Горизонт планирования в три дня — удачное решение. В этом случае вы можете спокойно решить, стоит ли браться за новые задачи, — говорит Моргенстерн. — Если вы планируете только на час вперед, у вас не будет возможности отказаться от чего-либо».

Таким образом, вместо того, чтобы морально готовиться к предстоящему дневному марафону, вы сможете отложить часть дел на завтра или послезавтра и провести отличный свободный вечер. Если же вы планируете оставаться на работе, пока все до одного дела не будут сделаны, то и не мечтайте о скором уходе домой. Или подумайте о ночевке на работе.

«Это очень важный момент, — отмечает Моргенштерн. — Дела и задачи у вас будут всегда, нужно уметь вовремя остановиться».

Когда ничто другое не помогает — сортируйте!

«Сортируйте», — хором советуют специалисты. Вы обычно уходите с работы вовремя, в определенное время, но вдруг после обеда появляется задание, которое требует вашего внимания, но не является вопросом жизни или смерти для компании. В этом случае вам нужно оценить его значимость и выполнить в течение оставшегося рабочего времени, а не оставлять на конец рабочего дня.

Вандеркам рекомендует иногда спрашивать себя: «Если бы свет в нашем здании отключали в 6 часов, что бы я постарался сделать прежде всего?» И затем браться за эти самые дела. Проблема в том, что многие не задают этого вопроса, пока не становится слишком поздно в буквальном смысле. Все разошлись, а они засиживаются допоздна.

Каждый сотрудник хочет, чтобы его сверхурочные усилия по вечерам были замечены. Но и в этом случае очень важно научиться определять, когда это действительно необходимо. Особенно потому, что…

Самое полезное, что можно сделать для вашей трудовой жизни, — это вести интересную личную жизнь

Какими бы ни были ваши приоритеты в связке «работа-личная жизнь», прислушайтесь к экспертам, которые единодушно утверждают: люди, наиболее успешные в карьере, ставят на первое место свою личную жизнь.

«Если в свое свободное от работы время вы не занимаетесь каким-то любимым делом, которое освежает и заряжает, — рассказывает Моргенштерн, — вы не сможете быть эффективным и вам будет сложнее принимать правильные решения на работе».

Эксперт советует отвлекаться от работы с помощью спорта, необычного хобби и полноценного общения с людьми, не связанными с работой.

«Работа стремится заполнять все свободные уголки вашей жизни, — говорит Вандеркам. — Поэтому относитесь к концу рабочего дня как к точке. У самых эффективных людей, которых я знала, всегда была причина уйти после 6 часов».

Статья по теме: Как правильно отдыхать, если вы — трудоголик


Читайте также

Комментарии (2)

Кирилл Ерыганов, 07.08.2014, 17:10
Люблю конкретику и подробные описания - чтобы все понятно было и не осталось (или как можно меньше осталось) вопросов. Спасибо за это!
Но есть и проблемы:
"покидают рабочее место в пресловутые 18:00"
Ну, не так все плохо: очень многие работают до 17:00 (официально).
"лучше пользоваться аналоговыми средствами"
Только недавно нас убеждали, что бумага - каменный век. Или речь не о ней?
"Не стоит недооценивать возможности одного из простейших инструментов смартфона — будильника"
Все смешалось: люди, кони... У меня не смартфон, а мобильник. У него есть опция "Будильник" и есть опция "Часы", в которой есть подопции "Таймер" и "Секундомер". Первый делает то, что авторы статьи приписали будильнику. Ведь "потрачу 90 минут и не более" - это отрезок времени, истечение которого оглашается сигналом, а не просто звонок в нужное время.
"отвлекаться от работы с помощью спорта, необычного хобби"
А где грань между обычным и необычным хобби?
Алла Петровна, Резвин, ФЛП, 03.02.2015, 00:33
Доброй ночи.. Спасибо за ваши рекомендации-интересно было почитать и что то новое найти для себя.. )

Добавить комментарий

Чтобы добавить комментарий нужно войти.
Оставить комментарий