Перший робочий день, тиждень та місяць у новій компанії зазвичай складні або, щонайменше, бентежні. Нові люди, правила та процеси — новачку все треба запамʼятати, засвоїти, а ще проявити себе. Але якісно налаштований процес онбордингу мінімізує стрес і у співробітника, і у роботодавця.

Марія Панченко, People Operations Director у Genesis, ділиться з читачами Work.ua досвідом, як компанія проводить процес адаптації без стресу та як робить це під час воєнного стану.

Марія Панченко
Марія Панченко
People Operations Director у Genesis

Онбординг — це процес адаптації нового співробітника, під час якого він знайомиться з командою, проєктом та процесами, а також із цінностями й корпоративною культурою. Онбординг починається з перших днів працевлаштування та вважається успішним, якщо новий співробітник вдало проходить випробний термін.

Успішні компанії приділяють цьому процесу особливу увагу та ніколи не залишають новачка напризволяще. Адже якісно спланований онбординг допомагає новим працівникам адаптуватися з мінімальним стресом та розвинути свій потенціал.

Кілька фактів про онбординг:

  • Якісний онбординг може покращити утримання нових працівників на 82%, а їхню продуктивність — на 70%, згідно з дослідженням Brandon Hall Group.
  • 58% організацій зосереджують увагу нових співробітників на процесах і документації. Тим часом найкращі програми адаптації спрямовані на знайомство з людьми та комунікацію, а не паперову роботу (HCI).
  • Продуктивність нових працівників становить лише 25% у перший місяць роботи. Потім ця цифра збільшується до 50% у другий місяць та до 75% — у третій. Щоб досягти максимального потенціалу продуктивності, новому працівнику може знадобитися до 12 місяців (Gallup).

Отже, коли процес адаптації сфокусований на комунікації, а не на бюрократичній паперовій роботі, це допомагає швидко інтегрувати нового працівника, збільшити його продуктивність та лояльність.

З чого складається та скільки триває онбординг

Genesis — екосистема з понад 15 продуктових IT-компаній. У кожній із них свої ритуали, як прийняти нового працівника на борт, але в цілому процес складається з кількох етапів.

Преонбординг

Починається ще за тиждень до першого робочого дня. Зазвичай цього дня новий працівник підписує офер — це пропозиція компанії, у якій перелічені умови співпраці, а також завдання та цілі на час випробовувального терміну.

У цей час менеджер планує зустрічі з керівником та командою, а офіс-менеджер має подбати про робоче місце та потрібну техніку для тих, хто працюватиме в офісі та віддалено. Команді розповідають, що до них скоро приєднається нова людина.

Перший робочий день

Працівника знайомлять із командою та дарують велкам-бокс (подарунок із корисним мерчем та смаколиками). Він також підписує документи (договір, NDA тощо), HR-менеджер проводить презентацію компанії та організовує особисту зустріч із керівником. Якщо працівник виходить працювати в офіс, йому проводять екскурсію та показують робоче місце.

Перший місяць

Співробітник має поступово розібратися з усіма процесами, інструкціями й мануалами, структурою та корпоративною культурою. Його під’єднують до всіх каналів комунікації, додають у чати, де він ближче знайомиться із колегами. Він має зрозуміти свої завдання та зони відповідальності, знати, до кого можна звернутися із запитаннями.

З першого тижня керівник призначає регулярні особисті зустрічі із працівником — чекпойнти. На них він відповідає на запитання, дає зворотний зв’язок, поради та пояснює нюанси. А ще це можливість просто поспілкуватися та побудувати довірливі відносини. Мета перших чекпойнтів — познайомити з командою та з професією, дати розуміння, що очікують від новачка, як буде оцінюватися його робота, які метрики ефективності використовуються.

Також у перший місяць роботи ми організовуємо зустріч зі співзасновником Genesis Василем Ульяновим. Це спільний для новачків усіх проєктів мітинг, де він розповідає про компанію, її місце на ринку, плани.

Середина та кінець випробного терміну

У цей період проводяться два рев’ю. Це зустрічі із керівником та HR-менеджером, де обговорюється прогрес у цілях та завданнях, зазначених в офері. А також проблеми та перешкоди, що можуть виникати у нового працівника в роботі та комунікації з колегами. Онбординг можна вважати продуктивним, якщо випробний термін успішно пройдено. Тоді друге ревʼю закінчується формуванням нових цілей та завдань на наступні три-шість місяців.

Хто організовує онбординг

За адаптацію нового працівника зазвичай відповідають керівник та HR-менеджер. У деяких проєктах у цьому беруть участь також ментор та бадді.

Керівник веде процес адаптації загалом. Головне його завдання — знайти точку перетину розвитку потенціалу працівника із бізнес-цілями компанії. Під час чекпойнтів він відстежує прогрес, оцінює, які завдання даються легше, а з якими потрібна допомога. Також він допомагає створити почуття приналежності до команди й компанії та забезпечує постійну підтримку.

HR-менеджер має подбати про комфорт людини, допомогти з усіма організаційними питаннями — розібратися у сервісах, зрозуміти, як оформити лікарняний, допомогти з компенсаціями за навчальні курси та вивчення англійської тощо. А ще його завдання — разом із керівником занурити людину в культуру та цінності, якими живе компанія.

Ментор відповідає за навчання, розвиток потрібних навичок у нових спеціалістів. Він допоможе поглибити знання в певній сфері, розвинути потенціал, дати професійний фідбек та поділитися своїм практичним досвідом.

Бадді допомагає із неформальним спілкуванням та знайомством з командою, відзеркалює корпоративну культуру та цінності. В офісі він складе компанію під час обіду, покаже, де поблизу найсмачніша кава та пояснить, де знаходиться бухгалтерія.

Професійний розвиток та планування карʼєри

У Genesis приділяють особливу увагу навчанню співробітників. Фактично воно починається з першого дня випробного терміну та триває протягом усього періоду роботи.

У нас допоможуть скласти план професійного розвитку, знайти потрібні курси або долучитися до професійних комʼюніті, де спеціалісти з різних компаній екосистеми Genesis діляться унікальною експертизою. Також тут практикують обмін досвідом між спеціалістами різних сфер: розробники дивляться лекції із продуктової аналітики, а маркетологи розуміють нюанси розробки. Таким чином усі в команді можуть говорити однією мовою та розуміють одне одного.

Можна записатися до програми корпоративного навчання або просто послухати корисні лекції у вільний час. Також, починаючи із випробного терміну, всім працівникам відкрито доступ до бібліотеки, де зібрано безліч корисних матеріалів.

Особливості онбордингу в умовах війни

У стані постійного стресу, в якому ми живемо з 24 лютого, працевлаштування, знайомство з новими людьми та адаптація стали значно складнішими. Тому процесу онбордингу ми приділяємо ще більше уваги.

Більшість команд наших бізнесів працюють у гібридному форматі — хтось повернувся до Києва, хтось перебуває у Європі, а хтось залишився на заході України. Після того як ми відновили повноцінне наймання, процес онбордингу перейшов винятково до онлайн-формату. У ньому збереглися всі ключові етапи та учасники.

На що ми звертаємо увагу під час онбордингу онлайн:

  • інформаційна безпека, як працювати з конфіденційною інформацією;
  • висока планка та вимоги проходження випробного терміну не знижуються, хоча ми розуміємо, що в нових умовах адаптація може тривати довше;
  • відстежити прогрес, дати відповіді та рекомендації, а також розв’язувати проблеми в онлайні займає більше часу, тому ми фокусуємося на чекпойнтах і менторстві;
  • новачкам складніше влитися в колектив та «піймати вайб» команди — у кожної з них свій сленг, жарти та історії. Тому ми акцентуємо на неформальному спілкуванні між колегами, щоби вони обговорювали не тільки робочі питання, а проводили онлайн-зустрічі на каву, квізи, грали в ігри тощо. Також тепер ми залучаємо бадді до адаптації новачків у всіх проєктах.


Як бачимо, сьогодні онбординг зазнав певних змін. Зараз надзвичайно важливо приділяти увагу психологічному стану як команди, так і новеньких, ставитися з розумінням до їхніх запитів, бути емпатичними й готовим прийти на допомогу в будь-якому питанні.

Отримуйте більше корисної інформації в нашій групі «Поворкуємо?» у Facebook.

Читайте також