Усе, що ви хотіли знати про ведення електронних трудових книжок, але соромилися запитати

Якщо у вас ще лишилися запитання щодо вигляду та ведення е-трудових книжок і ви досі не знаєте, що робити з паперовими, то шукайте відповіді в цьому матеріалі.

Уже майже пів року в Україні облік трудової діяльності працівників ведеться в електронній формі — 10 червня 2021 року стартував перехід на електронні трудові книжки. Та при практичному втіленні цієї прогресивної технології в життя ще й досі виникає багато проблемних моментів.

Work.ua спільно з Департаментом з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Пенсійного фонду України зібрав найпоширеніші запитання роботодавців і працівників щодо ведення е-трудових книжок й дав на них ґрунтовні відповіді.

Валентина Боршовська

в.о. директора Департаменту з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Пенсійного фонду України

Що таке електронна трудова книжка та на якому ресурсі її можна знайти?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. У ній показується уся наявна інформація про набутий стаж, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо. Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування протягом строку, передбаченого частиною четвертою статті 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Переглянути наявну інформацію про себе, зокрема про страховий стаж, можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України у своєму особистому кабінеті.

Чим електронні трудові книжки кращі за паперові?

1. Тепер роботодавці значно зменшать витрати на ведення паперового документообігу.
2. Спрощується доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням.
3. Електронну книжку неможливо пошкодити, загубити, фальсифікувати чи внести неправдиві відомості до цього документа. З е-трудовою книжкою є можливість призначати пенсію автоматично.
4. Держава збиратиме документи за всю трудову діяльність працівника й інформуватиме про можливість отримання пенсії та її розмір.

Хто та яким чином вносить зміни до електронної трудової книжки?

Відомості про трудову діяльність може подати роботодавець або ж сам працівник. Потрібно завантажити заскановані копії документів, які впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути:

• документи про здобуття освіти;
• свідоцтво про народження дитини;
• військовий квиток та ін.

На всі документи обов’язково повинен бути накладений кваліфікований електронний підпис.

Чи можуть одночасно існувати й паперова, й електронна трудові книжки?

Після зацифрування оригінал паперової трудової книжки передається на зберігання працівнику. Якщо працівник виявить бажання, то в паперову трудову книжку роботодавець і надалі буде зобов’язаний вносити записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення тощо паралельно з електронним варіантом трудової книжки.

В особистому кабінеті зберігається лише інформація про трудову діяльність? Які ще дані там можна подивитися?

В особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України можна переглянути дані особи з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Для користувачів, яких визначено в системах Пенсійного фонду України як фізичних осіб, при вході за КЕП надаються всі дані, включаючи персоніфіковані:

• прізвище, ім’я та по батькові;
• дата народження;
• стать;
• дані паспорта;
• дані про заробітну плату, страховий стаж;
• пенсію (для пенсіонерів);
• електронну трудову книжку;
• дані щодо періодів тимчасової втрати працездатності;
• документи особи;
• надіслані запити, звернення та інформація щодо їх опрацювання та ін.

При вході за логіном та паролем (без КЕП) для перегляду надаються деперсоналізовані дані.

До електронної трудової книжки має доступ лише роботодавець? Чи може працівник контролювати, як вносить роботодавець до неї записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі?

Так, в особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України застрахованій особі надано можливість переглядати всю інформацію, наявну в електронній трудовій книжці.

Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?

Звісно, якщо ФОП має найманих працівників, то і дані про них потрібно вносити. Проте жодних записів в електронній трудовій книжці робити не треба, якщо йдеться про власну підприємницьку діяльність.

Який тепер порядок внесення інформації про звільнення працівника з посади?

При звільненні працівника страхувальник повинен перевірити чи внесено до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомості про:

• прийняття на роботу;
• переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду чи роботу;
• про присвоєння, зміни або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;
• складання присяги;
• стажування;
• навчання;
• звільнення тощо.

Якщо в реєстрі цих відомостей немає, страхувальник зобов’язаний внести їх через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Інформацію додають в електронній формі, при цьому обов’язково накладають кваліфікований електронний підпис. І так створюють відповідний електронний запис в електронній трудовій книжці в кабінеті страхувальника у день звільнення.

Залишилися запитання? Ставте в коментарях.

Читайте також

• А це законно? Про що роботодавець може просити в часи COVID-19, а про що — ні
• Мене не беруть на роботу через вік: розбираємося, що таке ейджизм і який він в Україні