Якщо у вас ще лишилися запитання щодо вигляду та ведення е-трудових книжок і ви досі не знаєте, що робити з паперовими, то шукайте відповіді в цьому матеріалі.

Уже майже пів року в Україні облік трудової діяльності працівників ведеться в електронній формі — 10 червня 2021 року стартував перехід на електронні трудові книжки. Та при практичному втіленні цієї прогресивної технології в життя ще й досі виникає багато проблемних моментів.

Work.ua спільно з Департаментом з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Пенсійного фонду України зібрав найпоширеніші запитання роботодавців і працівників щодо ведення е-трудових книжок й дав на них ґрунтовні відповіді.

Валентина Боршовська
Валентина Боршовська
в.о. директора Департаменту з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Пенсійного фонду України

Що таке електронна трудова книжка та на якому ресурсі її можна знайти?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. У ній показується уся наявна інформація про набутий стаж, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо. Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування протягом строку, передбаченого частиною четвертою статті 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Переглянути наявну інформацію про себе, зокрема про страховий стаж, можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України у своєму особистому кабінеті.

Чим електронні трудові книжки кращі за паперові?

  1. Тепер роботодавці значно зменшать витрати на ведення паперового документообігу.
  2. Спрощується доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням.
  3. Електронну книжку неможливо пошкодити, загубити, фальсифікувати чи внести неправдиві відомості до цього документа. З е-трудовою книжкою є можливість призначати пенсію автоматично.
  4. Держава збиратиме документи за всю трудову діяльність працівника й інформуватиме про можливість отримання пенсії та її розмір.

Хто та яким чином вносить зміни до електронної трудової книжки?

Відомості про трудову діяльність може подати роботодавець або ж сам працівник. Потрібно завантажити заскановані копії документів, які впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути:

  • документи про здобуття освіти;
  • свідоцтво про народження дитини;
  • військовий квиток та ін.

На всі документи обов’язково повинен бути накладений кваліфікований електронний підпис.

Чи можуть одночасно існувати й паперова, й електронна трудові книжки?

Після зацифрування оригінал паперової трудової книжки передається на зберігання працівнику. Якщо працівник виявить бажання, то в паперову трудову книжку роботодавець і надалі буде зобов’язаний вносити записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення тощо паралельно з електронним варіантом трудової книжки.

В особистому кабінеті зберігається лише інформація про трудову діяльність? Які ще дані там можна подивитися?

В особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України можна переглянути дані особи з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Для користувачів, яких визначено в системах Пенсійного фонду України як фізичних осіб, при вході за КЕП надаються всі дані, включаючи персоніфіковані:

  • прізвище, ім’я та по батькові;
  • дата народження;
  • стать;
  • дані паспорта;
  • дані про заробітну плату, страховий стаж;
  • пенсію (для пенсіонерів);
  • електронну трудову книжку;
  • дані щодо періодів тимчасової втрати працездатності;
  • документи особи;
  • надіслані запити, звернення та інформація щодо їх опрацювання та ін.

При вході за логіном та паролем (без КЕП) для перегляду надаються деперсоналізовані дані.

До електронної трудової книжки має доступ лише роботодавець? Чи може працівник контролювати, як вносить роботодавець до неї записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі?

Так, в особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України застрахованій особі надано можливість переглядати всю інформацію, наявну в електронній трудовій книжці.

Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?

Звісно, якщо ФОП має найманих працівників, то і дані про них потрібно вносити. Проте жодних записів в електронній трудовій книжці робити не треба, якщо йдеться про власну підприємницьку діяльність.

Який тепер порядок внесення інформації про звільнення працівника з посади?

При звільненні працівника страхувальник повинен перевірити чи внесено до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомості про:

  • прийняття на роботу;
  • переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду чи роботу;
  • про присвоєння, зміни або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;
  • складання присяги;
  • стажування;
  • навчання;
  • звільнення тощо.

Якщо в реєстрі цих відомостей немає, страхувальник зобов’язаний внести їх через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Інформацію додають в електронній формі, при цьому обов’язково накладають кваліфікований електронний підпис. І так створюють відповідний електронний запис в електронній трудовій книжці в кабінеті страхувальника у день звільнення.

Залишилися запитання? Ставте в коментарях.


Читайте також



16 коментарів

Бугаенко, Институт Южгипроцемент 18.11.2021, 15:05
при прийомі на роботу чи потрібно перевіряти або вимагати наявність електронної трудової книжки у працівника
Ігор Миколайович, Креатор, БК, ТОВ 18.11.2021, 15:10
Дякую за інформацію.
Лисиця Марина, Сота-Альянс 18.11.2021, 16:45
Доброго дня!

Чи є наразі постанова про порядок внесення даних про прийняття/звільнення/переведення через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України?
Тазетдинова Галия, Ортона, ТОВ 18.11.2021, 16:56
Где можно почитать инструкцию о порядке ведения электронной трудовой книжки?
Андрей, Комора, торговая компания 19.11.2021, 09:00
С 10 июня 2021 года переход на электронные трудовые книжки обязателен? Или есть какой то переходной период? Можно ли продолжать вести бумажные трудовые книжки,если наемные работники не против?
Илона, Экком 24.11.2021, 09:56
Переходной период 5 лет.
Лелет Світлана Михайлівна, Західна фармацевтична компанія 22.11.2021, 10:25
Що робити, якщо трудова книжка за період 1987-1994рік втрачена. Причина: в 1988році одружилась з військовослужбовцем, який проходив службу до травня 1991року за кордоном, а саме в складі Західної групи військ в Німеччині. В цей період народилось двоє дітей (в березні 1990р. і в серпні 1991р.). Трудова книжка перебувала у військовій частині. При виведенні військ з території Німеччини трудова книжка була втрачена, розшуки результату не дали. До роботи приступила в січні 1995року. Було заведено нову трудову книжку. Дякую.
Оксана Баранник 24.11.2021, 23:59
В такій ситуації є архіви, їх ніхто не заборонив. Вони мают зберігати дані по веденню заробітної плати 75 років. Тож вам потрібно звернутися до архіву Німеччини.
Марія, Теревега Е. В., ФЛП 23.11.2021, 16:30
До стажу зарахується період перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а саме з березня 1990р по серпень 1994р (підстава зарахування свідоцтво про народження дітей)
Період 1987 по березень 1990 року випаде із стажу, але якщо в цьому періоді є навчання за денною формаою навчання (підстава диплом) то це теж зарахують до страхового стажу
Лелет Світлана Михайлівна, Західна фармацевтична компанія 23.11.2021, 18:01
Є нотаріально завірена копія за період роботи з серпня 1987 по грудень1988року. Чи можна ці дані застосувати? Чи можна застосувати дані з особистої справи чоловіка-військовослужбовця, так як розрахунок з роботи було здійснено в зв'язку з виїздом за кордон. А період перебування за кордоном дружинам військовослужбовців, на той час, враховувався в стаж. Дякую.
Олег Козаченко 23.11.2021, 19:30
Почему у организаций которые поменяли название невозможно взять документы о работе по горячей сетке и в архивах таких бумаг не дают
Лелет Світлана Михайлівна, Західна фармацевтична компанія 24.11.2021, 11:34
Чи обов'язково звертатись в архів для отримання чи підтвердження інформації про за період роботи, дані про який є в нотаріально завіреній копії. Організації попереднього місця роботи розформовані. Трудова(оригінал) знаходилась у військовій частині, яку теж розформували, а документи мали б бути в архіві Міністерства оборони тодішнього Радянського Союзу, при звернення в який було отримано відповідь про відсутність документів. Час був складний, вияснити нічого не вдалось, а при нинішніх відносинах з Росією тим більше. Чи є дійсною копія і листи з перепискою з Міністерством оборони. Дякую.
Леся Захаревич 23.11.2021, 21:57
актуально
Катерина Володимирівна, Дозавтомати, ТДВ 25.11.2021, 09:59
1) Записи в електронній трудовій книжці на порталі ПФУ формуються автоматично в результаті подання звітності з персоніфікації. Тобто, на всіх працівників після 2000 року (на декого з 1999) вже давно ведуться електронні трудові.

2) Перехідний період передбачає час (5 років) не для того, щоб НЕ вести трудові книжки в електронному вигляді, а для того, щоб встигнути оцифрувати і подати дані на всіх працівників про стаж ДО 2000 року, тобто до початку обов'язкової персоніфікації.

3) На працівників, які працюють у вас з періоду до 10.06.2021 року роботодавці зобов'язані продовжувати вести і паперові, і електронні трудові до моменту звільнення таких працівників або до 2026 року (перехідні 5 років). Потім потрібно всі паперові книжки роздати працівникам під розпис у книзі обліку трудових книжок.

4) На працівників, які влаштовуються після 10.06.2021 паперові книжки на підприємстві не ведуться, але за заявою працівника ви можете внести записи в паперову книжку і віддати її одразу назад працівнику. Зберігати такі книжки на підприємстві неможна.
Олег Козаченко 25.11.2021, 19:09
Где можно их найти и увидеть как там опи сывается стаж по горячей сетке
Катерина Володимирівна, Дозавтомати, ТДВ 26.11.2021, 08:57
В кабинете пенсионного фонда можно увидеть. Зайти может любой человек, физ лицо, если есть своя электронная цифровая подпись. Получить подпись можно в банке где у вас оформлена карточка (не во всех, но уже во многих) или в налоговой.

Не совсем понимаю, что такое "горячая сетка". Если имеется в виду спецстаж, дающий право на пенсию на льготных условиях, то в отчете по персонификации заполняется для этого отдельная таблица, работники пенсионного фонда все видят. И в трудовой (бумажной) тоже должно быть все записано: и правильно названная работа (по классификатору профессий), и запись об очередной или внеочередной аттестации рабочих мест, и вклеенный вытяг из этого приказа.

Щоб залишити коментар, потрібно увійти.