Шукати потрібних людей — непросте завдання. Спеціалізований софт для підбору персоналу дозволяє виконувати цю роботу значно результативніше, оптимізуючи час і зусилля кожного рекрутера. Але як правильно виміряти економічний ефект використання ПЗ?

Усі рекрутери розуміють, які завдання допомагає розв’язувати професійний софт. Усі компанії можуть порахувати, в яку суму він обійдеться. Але далеко не завжди вбачають економію і ROI від його впровадження, тому відкладають цю інвестицію на роки, втрачаючи в результатах.

Водночас меседжі в плані «Вибирайте такий-то софт і закривайте вакансії у 2 рази швидше» — це маркетингові хитрощі, які не мають нічого спільного з дійсністю. У CleverStaff на основі реального клієнтського досвіду і даних системи вирішили підрахувати, скільки грошей і часу економить професійний софт для підбору персоналу. Цікаві результати публікує Work.ua.

Володимир Бархат
Володимир Бархат
СЕО CleverStaff

Ми підрахували економічний ефект від використання ПЗ і отримали такі результати:

  • економія 20% часу на наймання або 2,4 місяця на рік по кожному рекрутеру;
  • економія коштів — в еквіваленті 2,4 середньої зарплати рекрутера на рік;
  • за умов інвестиції в софт ROI складає близько 325%;
  • приблизно кожну 5 вакансію рекрутер закриває за допомогою своєї бази (що на 54% швидше, ніж під час пошуку нових кандидатів).

Розберімося, в чому полягала логіка розрахунку.

Прискорення на 17,7 години: як софт допомагає економити 20% часу

У середньому на обробку однієї вакансії без використання ПЗ один рекрутер витрачає майже 33 години (при середньому щоденному завантаженні). Щоб найняти кваліфікованого співробітника, потрібно виконати конкретні дії, якісь із них — одноразові, а інші — щоденні.

Щоб закрити стандартну вакансію, може знадобитися від 10 днів до 3 тижнів. Для розрахунку візьмемо середнє значення — 15,5 днів. На ньогобудемо множити всі рутинні задачі. Тривалість і кількість дій беремо з нормативів, встановлених експертами емпірично. Для всіх розрахунків використовуємо середнє арифметичне — воно найбільш наближене до реальних умов з вірогідністю різних позаштатних ситуацій.

Отже, порівняймо в таблиці витрати часу одного рекрутера на кожний етап підбору без софту і з його використанням.

*15,5 днів — в більшості випадків закрити стандартну вакансію, якщо активно цим займатись, вдається в термін від 10 днів до 3 тижнів. Для розрахунку візьмемо середнє значення 15,5 днів. На нього будемо множити всі щоденні задачі.


Якщо скласти тривалість всіх етапів процесу пошуку, то виходить, що на «ручний» підбір одного співробітника рекрутер витрачає майже 32 години 48 хвилин. Якщо разом з софтом — 28 годин 24 хвилини. Тобто, закриття 1 вакансії прискорюється на 4,4 години.

Ідемо далі. За статистикою, рекрутер на місяць обробляє в середньому 5 вакансій. Використовуючи софт, він отримує цінний бонус — «прокачану» внутрішню базу резюме. За нашими даними про закриті вакансії у системі CleverStaff за 2 роки виявилось, що кожний 5-й новий співробітник — кандидат із внутрішньої бази, і такі вакансії закривають на 54% швидше. Тому спостерігаємо економію вже не отриманих раніше 4,4 години, а цілих 17,7 години.

Якщо рекрутер працює стандартні 176 годин на місяць, то загальна економія робочого часу складає: 

  • (4 вакансії × 4,4 години) + (1 вакансія × 17,7 години) = 35,3 години на місяць.
  • 35,3 години економії / 176 робочих годин на місяць = 20% робочого часу на місяць.

У перерахунку на рік це: 20% × 12 місяців = 2,4 місяця.

Чому так відбувається

Така економія можлива завдяки тому, що професійний софт оптимізує рутинні й місткі за витратами часу процеси, такі як:

  1. Публікація вакансії. Система сама формує зовнішню сторінку вакансії з даних, занесених в базу. Якщо додати в текст вакансії, розміщеної на спеціальному ресурсі, це посилання, то претенденти зможуть відгукнутись на вакансію просто на ній, що зручно, тому що відгуки відразу потрапляють в систему, а їхні резюме — в базу.
  2. Збереження релевантних резюме з бази кандидатів сайту пошуку роботи. У професійних систем є інтеграція з найпопулярнішими платформами для працевлаштування, а це означає, що користувачі можуть додавати кандидатів з цих ресурсів у свою базу в 1 клік.
  3. Збереження резюме претендентів. Парсинг резюме з пошти здійснюється один раз на добу. Якщо в описі вакансії на сторонніх майданчиках додати посилання на зовнішню сторінку вакансії, згенероване системою, кандидати зможуть надсилати свої відгуки з неї, тобто відразу додаватись в базу і з'являтися у вакансії на етапі «Знайдені».
  4. Повідомлення про відмову кандидатам, які не підійшли. За допомогою софту це можна зробити з інтерфейсу системи.
  5. І що важливо — формується робоча база кандидатів, коштом якої рекрутер зможе закривати вакансії без зовнішніх джерел.

ROI, якщо працює 5 рекрутерів

Зазвичай зарплата рекрутера залежить від багатьох факторів: країни, компанії, бюджету відділу тощо. Так, за статистикою, середня зарплата українського IT-рекрутера на місяць складає $850 (EvoTalents). Якщо зіставити цей показник з економією робочого часу — 2,4 місяця на рік, то економія на зарплатні кожного такого фахівця в середньому на рік може становити $2040. 

На прикладі порахуймо вигоду від впровадження софту для команди з 5 рекрутерів із зарплатами у $850.

У середньому софт коштує $40 на місяць за кожного рекрутера, всього за місяць — $200.

З вищевказаних розрахунків пам’ятаємо, що ПЗ економить 20% часу. Для команди з 5 рекрутерів отримуємо економію в сумі рівно 1 місяця роботи, який коштує $850. Вартість такої економії: 850 - 200 = $650.

Насправді 1 місяць економії робочого часу рекрутера може реалізуватись за одним із безпрограшних сценаріїв:

  • або 5 рекрутерів закривають більше вакансій так, ніби їм допомагає шостий;
  • або навантаження кожного рекрутера зменшується, і вам достатньо 4 замість 5.

ROI = Сума економії / суму інвестиції (витрати на софт) = 650 / 200 × 100% = 325%. Простіше кажучи, інвестиції у софт відіб’ються 3 рази протягом 1 року.

Для вашої компанії ви можете повторити ці розрахунки, підставивши вашу кількість рекрутерів, місячний фонд зарплати, суму витрат на софт для рекрутингу, середній час закриття вакансії.

За оцінкою CleverStaff, при різних значеннях цих показників, ROI може бути в діапазоні від 240% до 410%. Тому в наш час підготовка та обробка даних, органайзер і аналітика все більше делегується софту, щоб рекрутери могли більше зосередитись на якісному спілкуванні з кандидатами. Іншими словами, є над чим подумати.

Досвід партнерів

Олександр Злобенко
Олександр Злобенко
HR Generalist, MaxBill і викладач курсу HR Generalist в ІТ в Beetroot Academy

За моїм досвідом, в команді з 3-х людей ATS/HRIS замінює окремо джуніора. Крім того, подібні рішення заощаджують час більш досвідчених спеціалістів — а це окремий великий плюс.

ПЗ для рекрутингу однозначно знижує поріг входу для новачків, адже вже є вибудований автоматизований процес, і новачок може реалізувати частину — пошук чи організацію співбесід, наприклад.

Кожна автоматизація повинна прискорювати спеціалістів, прибираючи чи оптимізуючи рутинні операції, такі як додавання кандидатів в базу, створення і публікація вакансій, організація співбесід з подальшим збиранням зворотного зв'язку тощо. Як результат, ваш процес найму повинен функціонувати в окремій екосистемі, яка буде прозорою для всіх учасників і виступатиме першоджерелом для пошуку і найму.

Важливо! Софт повинен доповнювати й прискорювати чинні процеси. Якщо ПЗ йде всупереч або потребує кардинальних змін, то варто пошукати аналоги чи спробувати самостійно знайти тимчасове рішення з безплатними інструментами. 

Марина Стягайло
Марина Стягайло
Chief Executive Officer, Akkerman-Engineering & Software і викладач курсу HR Generalist в ІТ в Beetroot Academy

Опишу пункти, які дійсно стали для мене величезним плюсом:

  • завдяки автоматизації значно покращилась комунікація з Team Lead / Project Manager — в плані складання заявки на персонал, опису Hard і Soft скілів, необхідних Тeam Lead / Project Manager;
  • за секунди переносимо резюме кандидатів у базу компанії, є можливість шукати кандидатів у своїй базі за великою кількістю критеріїв, швидко знаходити всю історію спілкування з претендентом;
  • завжди під рукою статистика у вигляді зручних графіків — наприклад, скільки претендентів і з яких причин було відхилено і скільки та з яких причин відмовились самі;
  • усувається ризик втрати інформації про кандидатів і статусів підбору.

З недоліків — неперсоніфіковане спілкування і неможливість дати всебічну оцінку кандидату, подивитись на людину «наживо». Проте моя порада: автоматизуйте процес рекрутингу. ПЗ допомагає компанії економити час і гроші, оптимізувати час всіх сторін процесу найму і не «зливати» бюджети даремно. За допомогою автоматизації процесу підбору легко налаштувати статус для кандидата, простежити етапи, продемонструвати прозорість підбору замовнику. Значно скорочується час на збір резюме, надсилання шаблонних листів, організацію інтерв'ю, отримання фідбеку від Team Lead / Project Manager тощо. І ще — на початку кар’єри часто буває, що рекрутер щось забув, не заніс дані в базу, не зателефонував вчасно претенденту, відправив листа не на ту пошту. Своєю чергою, автоматизація мінімізує кількість таких помилок.

Читайте також