Work.ua провів опитування серед спеціалістів з підбору персоналу — запитав, де вони ведуть базу кандидатів? Виявилося:

  • 39% рекрутерів використовують таблиці, а 21% узагалі не ведуть базу кандидатів;
  • 17% респондентів тримають резюме у папках на комп’ютері, 11% — в ATS для рекрутерів, 10% — у блокноті чи записнику;
  • 2% опитаних зберігають базу в ATS для менеджерів з продажу.

Якщо ви не ведете базу кандидатів — то багато втрачаєте. А якщо зберігаєте її в блокноті, папках на комп’ютері чи таблицях, знаєте, що вони хоч і помічні, але мають свої недоліки.

Недоліки ведення бази кандидатів у табличках, на папері чи комп’ютері

1. Трата часу

Заповнити всі стовпці в таблиці, перенести актуальну інформацію чи резюме в правильну папку, а потім знайти потрібну інформацію — на все це витрачається дорогоцінний час. Що вже казати про незручність роботи з паперовими носіями.

Через це витрачається ресурс, а час, який проходить від взяття вакансії в роботу до її закриття, стає довшим. Чи може рекрутер собі таке дозволити, особливо зараз, під час війни?

2. Важко відстежувати історію взаємодії з кандидатом

Без системи управління кандидатами часто трапляється плутанина. Наприклад, телефонуєте кандидату, а виявляється, що з ним вже звʼязувався ваш колега. Або не завжди можна швидко дізнатися, чи проходить кандидат по вакансії, яку веде інший рекрутер з вашої компанії, чи з ним вже хтось контактував і склав враження. Доводиться діяти наосліп.

3. Складно бути в курсі актуальних даних

Данні в резюме або контакти кандидата не можуть зберігати актуальність вічно. Люди змінюють роботу, сферу діяльності, місце пошуку, контактний телефон. Тобто та інформація, яку ви старанно збирали й зберігали, за деякий час втрачає актуальність. Підтримувати її, оновлювати вручну — це теж дуже затратно по часу та вимагає ресурсів.

Work.ua забирає всю рутину на себе!

Ви можете полегшити собі роботу просто зараз, зекономити 1 000 доларів і 2,4 місяця робочого часу на рекрутинг, завдяки системі управління наймом, об’єднаній з job-сайтом.

Система управляння наймом, або СУН, орієнтована насамперед на малий та середній бізнес. Вона покликана стати таким інструментом, який покриватиме всі потреби роботодавців — від початку найму до виходу співробітника на роботу. Нумо знайомитися з нею ближче. 

Переваги СУН

  1. Економить час. Усі кандидати та історія взаємодії з ними знаходяться в одному місці — вашій базі кандидатів. Більше не потрібно відкривати 300 вкладок з резюме, базою кандидатів, свої нотатки — усе це вміщається на одній сторінці в полі вашого зору.
  2. Підтримує контактну інформацію актуальною. СУН автоматично оновлює інформацію про кандидата: номер телефону, ел. пошту, локацію. Якщо він змінив контактні дані в резюме, ви побачите зміни у своїй базі кандидатів.
  3. Робить рекрутинговий процес прозорішим. Ви дізнаєтеся про:

    ✅ відгуки на вакансію;
    ✅ збереження кандидата із пошуку;
    ✅ додавання кандидата до вакансії;
    ✅ коментарі до профілю кандидата;
    ✅ відповіді кандидатам: особисто кожному чи одразу цілому списку;
    ✅ переміщення воронкою найму;
    ✅ видалення кандидата.
  4. Це безкоштовно. Користування подібними HRM-платформами коштує компаніям від 1 000 доларів на рік. Клієнтам Work.ua не потрібно вкладати додаткові кошти — ви користуєтесь системою в рамках замовлених пакетів послуг.

Як все працює

Воронка найму

Воронка найму — це послідовність етапів набору на вакансію. Вона містить 6 стандартних етапів:

  • «Усі» — всі кандидати, які закріплені за певною вакансією. 
  • «Нові» — кандидати, що самостійно відгукнулись на вакансію чи яких ви зберегли з бази самі. 
  • «Для контакту» — кандидати, з якими ви зв'язуватиметеся, щоб уточнити певну інформацію, оцінити резюме на відповідність вакансії, надіслати листа чи запрошення на співбесіду тощо.
  • «Співбесіда» — запрошені на інтерв’ю кандидати.
  • «Прийнятий» — щасливчики-кандидати, які успішно пройшли всі наші етапи відбору та отримали офер.
  • «Не підійшов» — тут все зрозуміло.

Класно, що можна легко змінювати статус кандидата, перемикатися між ними, а історія переміщення воронкою зберігатиметься назавжди.

А ще зручно в цій частині працювати з пошуком. Можна шукати за будь-якими параметрами: за прізвищем та ім’ям, ел. поштою, адресою, номером телефону (при цьому немає значення, як ви вводите цифри — з пробілами, дефісами, без них або з усім разом). Ви знайдете те, що потрібно.

Цифра в рожевому колі, або Статус непереглянутості

Цей інструмент дозволяє дізнаватися про нові події щодо кожного кандидата:

  • коли він відгукується на інші вакансії вашої компанії;
  • коли користувачі вашого облікового запису виставляють кандидату оцінки, залишають коментарі, пропонують вакансії, відповідають або переміщують воронкою найму.

Ви стежитимете не за всіма кандидатами вашої компанії, а лише за тими, яких ведете. Наприклад, коли шукач проходить по вашій вакансії та по вакансії іншого користувача вашого облікового запису, ви будете знати про цю взаємодію. Це дозволяє бути в курсі подій, ефективніше вести процес найму та синхронізуватися з колегами. Також тут є фільтр за кандидатами, який працює за двома категоріями: найновіші та ті, які отримали від нас найвищу оцінку.

Профіль кандидата

У ньому містяться особисті дані кандидата: прізвище та ім’я, контакти, місто проживання, профіль у соцмережах. Зручність полягає в тому, що ця інформація завжди актуальна — коли людина змінює номер телефону чи місце проживання, ви одразу побачите ці зміни у своїй базі кандидатів.

Проходить по вакансіях: що це за поле?

У ньому ви бачите, за якими вакансіями зараз закріплений той чи інший кандидат. Адже може бути, що він вже відгукувався на якусь вакансію раніше, або зараз його хантить ваш колега на іншу посаду, або взагалі він вже отримав офер.

Блок взаємодії з кандидатом

У цьому блоці зручно:

  • написати кандидату, запросити на співбесіду, додати на свою вакансію, відмовити чи уточнити інформацію;
  • залишити коментар: це може бути будь-що, наприклад, побажання кандидата щодо зарплати, рівень володіння іноземною мовою або ж помітки чи нагадування, що треба обговорити.

Коли ви раніше користувалися Work.ua, то могли помітити, що там, де раніше показувалося саме резюме, тепер з’явилися два поля:

  • «Події», де зберігається вся історія взаємодії вашої компанії з кандидатом з того моменту, як він вперше потрапив до вашої бази. 
  • У блоці «Резюме» ви побачите відгук кандидата на вашу вакансію або збережене резюме з бази Work.ua. Також тут у вас буде доступ до всіх попередніх відгуків цього кандидата до вашої компанії та інших резюме, які кандидат розміщує на сайті. Так ви отримаєте найповнішу інформацію про кандидата.

Функція «Додати кандидата»

Тепер можна працювати не лише з тими кандидатами, яких ви знайшли на Work.ua, але й додавати кандидатів з інших джерел: соцмереж, сайтів пошуку роботи, пошти, месенджера тощо. Так ви ніколи нікого не загубите.

Статус кандидата

Ця функція допомагає дізнатися, на якому етапі той чи інший кандидат знаходиться зараз. Переводячи кандидата по етапах, ви просуваєте його воронкою найму. Автоматично всі відгуки, які ви отримуєте на вакансію, отримують статус «Нові». А самі статуси змінюються вручну. 


І наостанок корисна фішечка — на Work.ua зʼявилися кнопки пошуку в Viber, WhatsApp, Telegram. Більше не треба вручну копіювати номер телефону шукачів та довго шукати їх у потрібному месенджері. Клік — і ви вже на звʼязку через найзручніший для вас сервіс.

Система управління наймом від Work.ua допомагає наймати кращих швидко та зручно. Переконайтеся — вона здатна полегшити вам роботу.

Читайте також