Конструктивний зворотний зв’язок допомагає вчитися на своїх помилках, зростати професійно та будувати ефективне робоче середовище. Однак під час війни цей процес ускладнився — емоції загострюються, команди розпорошені по різних містах та країнах, а текстове повідомлення в чаті дуже легко сприйняти неправильно.

Своїми порадами для надання зворотного зв’язку в теперішніх умовах ділиться Катерина Ямненко, HR People Partner у Genesis.

Катерина Ямненко
Катерина Ямненко
HR People Partner у Genesis

Genesis — це екосистема з продуктових ІТ-бізнесів, які об’єднані корпоративною культурою та спільними цінностями. Раніше ми приділяли багато часу спілкуванню та злагодженості команд, а під час війни зрозуміли: турботу про співробітників потрібно виводити на новий, «посилений» рівень. Страх, тривожність та стрес стали постійними супутниками людей, тому надавати зворотний зв’язок стало складніше. Ось кілька принципів, що допомогли нам адаптувати цей процес під «воєнні рейки» та вплинути на ефективність команд.

6 рекомендацій для надання зворотнього зв’язку під час війни

  1. Підтримуйте почуття безпеки. Зараз ми зіштовхуємося з різними емоціями, які прямо пов’язані з місцем перебування та станом близьких. Робота для багатьох стала чи не єдиним острівцем стабільності, який підживлює почуття безпеки. Тому керівникам важливо надавати зворотний зв’язок у формі підтримки та знайти особливий підхід до кожного.
    Наприклад: якщо знаєте, що у співробітника підвищена тривожність, можна зробити невеликий вступ перед розмовою та зазначити, що ви будете обговорювати робочий момент і це не вплине на особисте ставлення.
  2. Говоріть про роботу людини, а не про її особистість. Це «золоте правило фідбеку», яке не втратило своєї актуальності й під час війни. Опишіть конкретну ситуацію, завдання чи проєкт, а потім проговоріть вашу реакцію та очікування.
    Можна скористатися схемою AID:
    👉 Action (дія). Опишіть ситуацію, про яку хочете поговорити: «Я помітила, що ти протермінував здачу робочих матеріалів учора. Зображення для рекламної кампанії мали бути у SMM-менеджера зранку, але він отримав їх пізно ввечері, вже в неробочий час».
    👉 Impact (вплив). Зазначте наслідки попереднього пункту, уточніть, до чого це призвело: «Через це ми не змогли запустити рекламу вчасно, адже SMM-менеджер пішов у відпустку наступного дня».
    👉 Desired (бажана поведінка). Запропонуйте конкретні дії, які варто робити в майбутньому в схожому випадку: «Мені б хотілося, щоби ти краще розподіляв свій робочий час та дотримувався дедлайнів. Якщо не встигаєш — попереджай, будь ласка, заздалегідь, що робота затримується. Тоді ми могли б посунути терміни або переглянути твоє навантаження».

    Якщо ситуація повторюється надто часто, простого зворотного зв’язку недостатньо. Варто з’ясувати глибинні причини й тоді вже пропонувати конкретні рішення.
    Наприклад: у випадку з дедлайнами такими рішеннями можуть бути вимкнення працівником інших сповіщень на час виконання задачі, застосунок для відстеження термінів або тимчасовий особистий контроль менеджера.
  3. Спілкуйтеся віч-на-віч. Не сваріть і не критикуйте людину в присутності інших — так почуття тривоги та страх за роботу посиляться в рази. А от хвалити варто й треба публічно — так ви не лише покращите професійну самооцінку людини, а й збільшите ймовірність позитивного результату в майбутньому.
  4. Надавайте зворотний зв’язок своєчасно, поки ситуація ще на свіжій пам’яті в обох сторін.
  5. Хваліть за конкретні досягнення. Позитивний зворотний зв’язок, як і той, що розвиває, не має бути абстрактним. Акцентуйте на особистому внеску людини в проєкт чи завдання, покажіть, що саме ви цінуєте в її роботі.
    👍 Добре: «Ти молодець».
    👏 Ще краще: «Завдяки твоїм маркетинговим креативам ми залучили 1 000 унікальних користувачів у застосунок».
  6. Доносьте свої думки спокійно й без зайвих емоцій. Навіть найякісніший фідбек важко сприймати раціонально, якщо співрозмовник схвильований чи роздратований. Робіть паузи, говоріть спокійно — дайте співробітнику можливість осмислити почуте.

Як надавати зворотний зв’язок колезі, а не підлеглому

Робота в команді передбачає ситуації, коли колеги дають фідбек одне одному. На що варто звернути увагу?

📢 Озвучуйте зворотний зв’язок за запитом або попередьте про нього

Якщо слухати похвалу приємно всім, то сприймати критику буває важко. Тому скажіть людині про свої наміри на початку розмови.
Наприклад: «Мені важливо поділитися з тобою своїми думками щодо нашої спільної роботи. Чи буде тобі комфортно зараз це обговорити?»

📢 Покажіть, чому ваші спостереження важливі для спільного результату

Якщо ви все ж наважилися на розмову, аргументуйте, чому ваші думки важливі та як допоможуть покращити спільний результат.

📢 Говоріть з позиції «дорослий дорослому»

Спілкуйтеся без настанов, моралізаторства та зайвих реверансів. Спирайтеся на свій досвід взаємодії з людиною, говоріть про те, що відчули чи помітили, не оцінюючи при цьому її навички.

Що ще варто врахувати за умови дистанційної роботи

  • Надавати зворотний зв’язок потрібно регулярніше. Під час дистанційної роботи ми не можемо перекинутися парою речень за кавою та обговорити робочі питання біля умовного кулера. Тому менеджеру варто регулярно виділяти час на для обговорення роботи співробітника, щоб похвалити за круті результати та окреслити зони росту.
  • Спілкуйтеся з увімкненими камерами. Інакше не видно міміки, жестів та усіх невербальних проявів, які допомагають порозумітися краще. Важливими є не лише слова, а й те, як ми їх говоримо.
  • Пам’ятайте про своєчасність. Намагайтеся обговорити все, що хочеться до того, як ви закрили ноутбуки та розійшлися у своїх справах.
  • Готуйтеся. В онлайні ризик не зчитати емоції та не зрозуміти співрозмовника підвищується. Тому такий зворотний зв’язок вимагає більше часу на підготовку — щоби зібрати факти та знайти влучні формулювання. Обов’язково продумайте, чого саме ви хочете досягнути в результаті обговорення.

Зворотний зв’язок під час війни вимагає емпатії, уваги до емоційного стану кожної людини та особистісного підходу. Тоді ймовірність, що його правильно сприймуть, підвищується, як і шанс побудувати більш довірливі та міцні стосунки одне з одним.

Читайте також