Кейсом з використання можливостей «Дія.Підпис» для оформлення відпусток з читачами Work.ua ділиться «Аптека Низьких Цін». Кажуть, що «Дія.Підпис» чудово піклується про особистий час працівників холдингу.

Наталія Бойко
Наталія Бойко
керівниця проєкту «Дія. Електронний підпис кадрових документів»

З чого все почалося

Ми ніколи не вважали себе бюрократичною компанією, але в кадровому законодавстві присутні норми, які вимагають оформлення купи документів та підписів. Тому завжди відслідковуємо «новинки» в законодавстві, щоб спрощувати та оптимізувати робочі процеси з персоналом. Але деякі речі залишались складними та морально виснажливими для наших співробітників. Яскравий приклад — оформлення відпустки.

Довгий шлях до омріяної відпустки починався з погодження відпустки у керівника, а закінчувався або поїздкою до регіонального офісу або відправкою пакета документів поштою.

Весь процес проходив у декілька складних етапів. І першим була моральна підготовка співробітника до початку оформлення необхідних документів. Це, звичайно, жарт, але тільки частково.

Деякі документи продовжували оформлюватися лише в паперовому форматі та потребували підписів від руки. Це віднімало багато часу та сил. Тим паче, що ми велика по географії компанія, навіть офісів у нас декілька по Україні.

Після 24 лютого, додалась нова проблема. Кожен вихід на вулицю, поїздка в транспорті могла бути небезпечна для людини. У деяких прифронтових містах, де аптеки працювали, працівникам взагалі проблематично було спланувати та виконати додаткову логістику.

Складне стає простим, якщо є «база»

У спрощенні процесу оформлення відпусток були зацікавлені не тільки співробітники, а й їхні керівники й особливо — відділ кадрів. Ми розглядали багато варіантів, навіть обговорювали створення окремої онлайн-системи. Звісно, неодноразово лунало «Дія. Підпис», як приклад зручного інструменту для затвердження документів та роботи з довідками тощо.

На допомогу прийшов наш особистий ресурс — корпоративна програма АНЦ Док, а потім і корпоративний чат-бот АНЦ, що був створений досить потужним та гнучким.

Після деяких корегувань корпоративної програми ми інтегрували сервіс «Дія.Підпис» у нашу систему роботи з персоналом.

Відпустка за підморгуванням та посмішкою

Тепер ми кажемо: «Хочеш у відпустку? Усміхнись або кліпни очима!»

Усе працює дуже просто та швидко, а головне онлайн. Працівнику треба мати смартфон та активну функцію «Дія.Підпис» у застосунку «Дія». Ну і звісно, визначитись, коли він хоче піти у відпустку.

Далі все відбувається у корпоративному чат-боті. Саме в ньому ми реалізували флоу-підпис, завдяки якому все відбувається за декілька простих кроків:

Крок 1. Вибрати вид відпустки, дати відпустки та надіслати на погодження.

Крок 2. Отримати погодження разом зі сформованою електронною заявою.

Крок 3. Перевірити всі дані та підписати заяву за допомогою сервісу «Дія.Підпис».

Крок 4. Готуватися до відпустки — заява автоматично відправляється до облікової системи компанії.

(До речі, дивіться, який в АНЦ зняли тік-ток про погодження відпусток — прим. ред.)

Звісно, якщо в працівника немає «Дія.Підпису», «Дія» автоматично запропонує його створити. Для цього, як завжди, потрібні лише одна хвилина та ID-картка або закордонний паспорт у застосунку.

Який маємо результат

На сьогодні вже 390 співробітників скористались новою можливістю оформлення відпустки з «Дія.Підпис».

Для нас це не просто кейс про запровадження сучасних технологій у роботу з персоналом — це про турботливе ставлення та повагу до людини, як особистості.

Читайте також